Op je eerste werkdag krijg je ineens met heel veel nieuwe dingen te maken: gezichten, omgangsvormen, hulpmiddelen. Het welkomstpakket lost niet alles op, maar het neemt wel een heel reële drempel weg: 's ochtends heeft de nieuwe medewerker meteen iets om aantekeningen in te maken, zijn koffie uit te drinken en zijn spullen mee te nemen, en dat alles in de kleuren van zijn nieuwe team. De vraag is alleen wat je erin stopt en hoeveel je eraan besteedt. We helpen je daarbij, item voor item.

Een welkomstpakket, waar dient dat eigenlijk voor?

Als je op maandagochtend aankomt en op je bureau een notitieboekje, een pen, een drinkfles en een T-shirt in je bedrijfskleuren aantreft, zegt dat één simpel ding: we wisten dat je zou komen, we zaten op je te wachten. Op de eerste dag telt dat meer dan je denkt!

Er is ook een neveneffect dat bedrijven vaak onderschatten: deze spullen verdwijnen buiten de muren van het bedrijf. De mok verschijnt tijdens videoconferenties, de draagtas gaat mee boodschappen doen, de drinkfles gaat mee naar de sportschool. Je logo komt op plekken terecht waar geen enkele advertentie komt!

Wat stop je erin?

De eenvoudigste manier om een pakket samen te stellen, is uit te gaan van de typische week van een nieuwe medewerker in plaats van de catalogus. Hij gaat aantekeningen maken, koffie drinken, zijn spullen vervoeren en de kleuren van het bedrijf dragen. Voor elk gebruik een eigen voorwerp!

Laten we eens kijken naar de sterren van het welkomstpakket:

Het notitieboekje-pen-duo is een onmisbare basis: de eerste weken noteer je alles! Er zijn notitieboekjes in alle formaten, van zakformaat tot groot notitieboek; A5 blijft de meest gekozen maat omdat het in elke tas past zonder in te boeten aan schrijfruimte. Een handige tip uit ons assortiment gepersonaliseerde A5-notitieboekjes: sommige modellen worden geleverd met een bijpassende pen, zodat je met één artikel twee items uit het welkomstpakket kunt afvinken.

De drinkfles is het meest gevraagde item in de medewerkerspakketten geworden, en terecht: je gebruikt hem meerdere keren per dag, zowel op kantoor als daarbuiten. Op onze pagina met gepersonaliseerde drinkflessen draait het vooral om de materiaalkeuze: aluminium is licht en betaalbaar, roestvrij staal is duurzamer, neemt geen smaak op en houdt de temperatuur goed vast. Voor een voorwerp dat jarenlang op een bureau moet blijven staan, is roestvrij staal de logische keuze!

De tas hangt af van het profiel. De gepersonaliseerde draagtas is geschikt voor iedereen, voor minder dan 20 cent in vliesstof, afhankelijk van de hoeveelheden. Voor medewerkers met een laptop is de gepersonaliseerde laptoptas een heel ander verhaal: dit is het item dat de set samenbrengt, en sommige modellen zijn voorzien van anti-diefstalvergrendelingen, wat erg handig is voor wie met het openbaar vervoer reist.

Textiel ten slotte is het item dat het gevoel van verbondenheid creëert, het kledingstuk dat je naar het seminar draagt en dat je in het weekend nog steeds draagt! Wat gepersonaliseerde T-shirts betreft, zijn alle bedrukkingstechnieken mogelijk: borduurwerk, zeefdruk, transfer of print, afhankelijk van het beoogde resultaat en het budget.

En pas vooral de inhoud aan het vakgebied aan, niet alleen aan de huisstijl. We hebben het hier over een kantoorbaan, maar een team in het veld beleeft de week heel anders: op een bouwplaats of buitenshuis gaat keramiek niet lang mee; dan is de roestvrijstalen thermosbeker de beste keuze (de koffie blijft warm, het voorwerp is schokbestendig). Medewerkers die voortdurend onderweg zijn, hebben meer aan een stevige aktetas dan aan een draagtas. En voor teams die op locatie lunchen, zal elke middag een geïsoleerde lunchtas in de huisstijl van het bedrijf worden gebruikt. Het juiste pakket is het pakket dat aansluit bij de dagelijkse praktijk van de ontvanger. Elk beroep heeft zijn eigen standaardpakket, en dat is iets waar we bij Personaliz veel ervaring mee hebben: beschrijf uw teams aan ons, dan helpen wij u de inhoud af te stemmen op hun dagelijkse routine!

Wat is het budget?

Hoeveel kost het dan? Er is geen eenduidig antwoord; het hangt allemaal af van wat u erin stopt, de hoeveelheden en de bedrukking. Maar om u een idee te geven: veel producten uit de catalogus beginnen bij minder dan 1 of 2 € per stuk. Enkele voorbeelden uit de Personaliz-catalogus: een draagtas van non-woven kost minder dan 30 cent, een eenvoudige drinkfles minder dan 1 €, een thermosbeker minder dan 2 €. Dit zijn basisprijzen, exclusief personalisatie, en ze zijn degressief voor de hele catalogus: de kosten per persoon dalen naarmate u meer mensen werft.

Om u een idee te geven, volgen hier drie veelvoorkomende samenstellingen, van de eenvoudigste tot de meest uitgebreide:

Een richtlijn om te beoordelen: een pakket wordt zes maanden later beoordeeld aan de hand van wat er nog op het bureau ligt. Vier nuttige voorwerpen zijn beter dan acht gadgets die in een la belanden.

Houd er bij de kledingpost rekening mee dat deze zwaarder weegt dan de rest: het gaat om de prijs van een kledingstuk dat daadwerkelijk wordt gedragen, en de keuze van de bedrukkingstechniek (borduren kost meer dan bedrukken) beïnvloedt de prijs. Dit is ook de post waar de kwaliteit het meest opvalt, dus de slechtste plek om op te bezuinigen.

En als je niet zelf wilt beslissen, kan een toegewijde adviseur samen met jou het pakket samenstellen: hij kent de catalogus, de bedrukkingsbeperkingen en de combinaties die binnen jouw budget werken. Je komt binnen met een budget en een aantal medewerkers, en je vertrekt met een offerte op maat.

Hoe regel je de bestelling zonder gedoe?

Dat gezegd hebbende, zijn er drie logistieke aspecten die u moet weten voordat u uw pakketten lanceert:

1. Bij textiel moet je rekening houden met de maten. In tegenstelling tot een mok bestel je een sweater in de maten S, M, L, XL... Plan de verdeling op basis van het team en houd wat speling in de middelste maten voor onverwachte nieuwkomers.
2. Elk product doorloopt een proefdrukfase. Na bestelling wordt je personalisatie gecontroleerd en ontvang je binnen 24 tot 48 uur een proefdruk in je klantaccount. Zodra je deze goedkeurt, gaat de productie van start. Vermenigvuldig deze doorlooptijd met het aantal artikelen in het pakket als je alles tegelijk bestelt.
3. Er is een noodoplossing. Onverwachte aanwerving, pakket uitverkocht, nieuwe medewerker die maandag begint: een selectie van producten (T-shirts, draagtassen, mokken, pennen) is beschikbaar via expreslevering binnen 24/48 uur, voorzien van digitale bedrukking in ons eigen atelier in La Rochelle. Als het spoedt, zorgen wij zelf voor de levertermijn, niet een onderaannemer.

En hoe zit het met nieuwe medewerkers die op afstand werken?

Thuiswerken heeft het welkomstpakket een heel andere status gegeven. Als de nieuwe medewerker de eerste week niet op kantoor komt, ligt het pakket niet meer op een tafel te wachten: het wordt per post verstuurd en is vaak het enige fysieke voorwerp dat hem of haar met het nieuwe bedrijf verbindt. Het is dus dubbel zo belangrijk!

Drie tips voor werken op afstand. Ten eerste: zorg dat het pakket vóór de eerste werkdag aankomt. De dag ervoor het pakket ontvangen en het T-shirt dragen tijdens het welkomstvideogesprek, dat is precies het beoogde effect. Ten tweede: houd rekening met de reis: een roestvrijstalen drinkfles, kleding, een notitieboekje of een gepersonaliseerde powerbank doorstaan het transport zonder problemen, terwijl keramiek zorgvuldig verpakt moet worden. Verzamel ten slotte het postadres en de kledingmaat al bij de indiensttreding, samen met de bankgegevens: dit is het detail dat voorkomt dat je drie dagen voor de verzending nog achter informatie aan moet jagen.

En voor een extra feestelijk tintje, besteed aandacht aan de verpakking: een pakket dat is vormgegeven als een cadeau, met een welkomstbriefje ondertekend door het team, maakt een wereld van verschil. Je opent geen verzenddoos, je opent een cadeau!

Meer informatie